Saturday, January 9, 2016
First Congregational Church, 301 Cottage Road, South Portland, ME

President Erich Whitney called the meeting to order at 1:40 pm.

Present at the meeting were: Directors Erich Whitney, Chip Faulter, Larry Cannon, Paul Lessard, Tom Oxnard, Dave Sias and Bill Poor; James VanBokkelen (NMRA NER Northern New England Director); and Geoff Anthony (The Switch Tower Editor). Directors Tom Coulombe and Peter McKinney, as well as Doug Hartwell (Treasurer) were excused from the meeting.

The minutes of the Oct 17, 2015 and Dec 13, 2015 meetings were published on  the website.  Larry moved they be accepted.  Seconded.  The motion passed. 

Nominating Committee Report: Tom Oxnard stated that Erich Whitney has  agreed to stay on as President, and that Chip Faulter has agreed to stay on as Vice  President. No other directors wished to stand for election. The Directors voted in  favor of this slate unanimously.

Recess: very brief

Agenda­ post election of President and VP

No new topics were brought up for discussion at today's meeting.

The Division officers will remain the same as the previous year:

  • Treasurer: Doug Hartwell
  • Secretary: Tom Oxnard
  • AP co-Chairs: Larry Cannon and Tom Oxnard
  • Webmaster: Bill Poor
  • Editor: Geoff Anthony
  • Assistant Editor: Steve Russo
  • Membership Chair: Dave Sias
  • Activity Chair: Peter McKenney

Motion was made that the entire slate of appointees be approved by the BOD.  The motion was seconded and passed by unanimous vote.

Erich expressed his appreciation to this past year's officers, directors, and other volunteers.  Mike Grahame will receive a recognition certificate, and says he hopes to stay involved as a local organizer for Seacoast NH meetings.

Standard Reports:

Secretary­ - The minutes of the past meetings have already been accepted.

Editor­ - Geoff Anthony says he needs volunteers to cover the NH meetings and provide pictures and a write up of the proceedings for The Switch Tower.  He also needs more people to send in brief information or short  articles about any projects they are doing. The writing or editing can be done by Geoff. 

Membership Report­ - Dave stated the membership information has been posted through Nov 30, 2015 on the website. 

Webmaster Report­ - Bill Poor's report was distributed to the board and in it he mentioned that the downloads of The Switch Tower have been going down over the past six months. He has no  reason for this change. James Van Bokkelen suggested looking at the Google Analytics to look at the website and the health report. Larry made  a motion to accept the report. Seconded. Motion passed.

AP Report­ - There were 14 certificates awarded to Seacoast Division members in 2015. A good percentage of those in total awarded in the  NER.  Bill made a motion to accept the report. Seconded. Motion passed.

NER Report­ - Erich said that if you volunteer to staff the NER booth at the  Springfield train show and let Ken May know in advance that you can get  a free admission ticket. John Doehring (President) does not have a VP yet.  More volunteers for the region are still needed. He would like 30 to 50 in  total. As a example, John Doehring suggested that the NER convention  committee should have a volunteer from each division. Dave Insley is the  new convention committee chairman. Membership committee chair is still  vacant.  Bylaw changes and convention funding were discussed. 2016  convention is in Albany.  The 2017 convention is most likely in Newport, RI and the 2018 convention is most likely in northern NJ.  Jeff Paston is the new  editor of The Coupler.  John Doehring is using his business €œGo To Meeting€ account, and the NER discussed getting their own account for the use of  everyone for on line meetings, and clinics.  This will connect the Divisions and region when there are transportation problems.

Derry Fun Night­ - This program continues to be well attended with more than 30 people coming for some meetings and is financially doing well earning $167 in 2015.  A motion was made to have the DFN coordinator hold money for  running the program, to provide an annual report by the program's fiscal year end (June 30), and to turn over the proceeds in excess of $75  quarterly to the treasurer.  Seconded.  The motion passed.

Activities Chair Report­ - Peter McKenney emailed his report to all directors.  Peter has written a list of all the €œjobs€ that have been done by him this  past year, and volunteers are needed to sign up for them as he is away for  some months.

Nominations by the President­ - Already approved.

Report of NNGC 2016 - Sent to Directors by Peter McKenney.  Website is available.  Rooms are going fast.  No details yet on a Charlie Getz visit.

Maine Model Railroad Tour for 2016­ - Planned for the southern end of Maine as well as the eastern part of Maine.  Layouts are still being recruited.

Open Discussion­

  • Chip will go to the Augusta show.  No presence at the Owl's Head show is needed.
  • Dave said that the Meredith Ops session is May 7. Bill said that the website can be used to list and advertise Op sessions.
  • Funds for new  projector­ Erich said there is a projector with the capability to use a flash drive and no computer is required but it is more expensive.  Motion by Larry to spend up to $500 to purchase this. It would be available to anyone or any  meeting in the Seacoast Division, but will reside in NH and be used for the  monthly DFN. Seconded. Motion passed.
  • Projector screens were offered for use  by Larry and James V.
  • Donation to the Wakefield Heritage Commission­ Larry  moved that $100 of the $180 proceeds from the summer program be donated to  them. Seconded. Motion passed.
  • Ron Palmquist suggested that a donation be given to the 470 restoration project (MEC Pacific). No vote taken.
  • Larry made a motion that 6 Rail Passes be available for interested new members in 2016.  Seconded. Motion passed.

Meeting adjourned at 2:48 PM

Respectfully Submitted,

Tom Oxnard  January 11, 2016